Over 100 funksjoner i én plattform

Tidslukebasert utleie

Tidslukebasert utleie har forhåndsdefinerte tidspunkter. Du legger inn hvilke tidsluker som er tilgjengelige, og kunden velger dato og ledig tidspunkt.

Du kan for eksempel sette opp en tidsluke fra mandag til fredag mellom 08.00 og 16.00, eller fra fredag til søndag for en helgeleie. Da har du full kontroll over når objektet er tilgjengelig.

Tidsluker kan overlappe. Har noen booket fredag, er det ikke lenger mulig å booke fredag til søndag.

Døgn- og dagsutleie

Døgn- og dagsutleie passer for hytter, grendehus, leiligheter, utstyr, biler og båter. Kunden booker enkeltdøgn eller flere sammenhengende dager, og du setter både minimum og maksimum antall døgn.

Prisene kan varieres etter sesong og helg, slik at du tar riktig pris når etterspørselen er høy – båt om sommeren, hytte om vinteren.

Du kan også kreve at kunden er verifisert med BankID for å kunne booke.

Time- og repeterende utleie

Timebasert utleie passer for idrettsanlegg, selskapslokaler, møterom, utstyr, uteområder og frivilligsentraler. Kunden booker fra 15 minutter og oppover, innenfor åpningstidene du har satt, og du bestemmer minimum og maksimum lengde.

Utleieobjekter kan deles opp i baner eller seksjoner og prises som en andel av totalen.

Repeterende bookinger lar deg legge inn faste leietakere én gang – for eksempel en trening hver tirsdag gjennom sesongen – i stedet for å registrere hver enkelt time.

Øyeblikkelig booking eller forespørsel

Når øyeblikkelig booking er aktivert, godkjennes bookinger automatisk så lenge kravene er oppfylt: aksept av leievilkår, full betaling og eventuell verifisering med BankID.

Utleieobjekter med øyeblikkelig booking får flere bookinger, fordi kunden slipper å vente på svar og derfor ikke sender forespørsel til flere steder samtidig.

Funksjonen slås på med én bryter.

Medlemskap med automatisk korttrekk

Medlemmet betaler et fast beløp hver måned, og kortet trekkes automatisk. Du slipper å følge opp hver enkelt betaling.

Når betalingen er gjennomført, er medlemskapet aktivt i bookingløsningen. Så lenge det er aktivt, får medlemmet automatisk riktig pris og adgang til de utleieobjektene medlemskapet gir rett til.

Det brukes både til treningssenter og badstue, der medlemmet booker time etter time, og til minilager, der abonnementet gir løpende adgang til en fast enhet.

Betalingene håndteres av Dintero eller Nets. Du følger trekk og utbetalinger fortløpende, og bestemmer selv hvor ofte utbetaling skal skje.

Abonnement på faktura

Ikke alle kan eller vil betale med kort. Kommuner, idrettslag, borettslag og bedrifter må ofte ha faktura, og et medlemskap kan derfor kjøres på faktura i stedet for automatisk korttrekk.

Medlemmet får samme aktive medlemskap, samme adgang og samme priser som ved korttrekk. Forskjellen ligger bare i hvordan det betales.

Gibbs har ikke et eget fakturasystem. Vi kan sette opp integrasjon mot Tripletex, slik at grunnlaget går rett inn i regnskapet, eller du fakturerer fra ditt eget system med CSV- eller PDF-grunnlag fra Gibbs.

Booking låst til aktivt medlemskap

Du bestemmer hvilke utleieobjekter som krever aktivt medlemskap. Er medlemskapet aktivt, kan medlemmet booke. Er det ikke det, er objektet utilgjengelig.

Kontrollen skjer automatisk i bookingøyeblikket. Du slipper å holde en medlemsliste ved siden av, og slipper å oppdage i etterkant at noen har booket uten å betale.

Samme medlemskap kan kobles til flere utleieobjekter, for eksempel badstue, garderobe og møterom i samme bygg. Du kan også ha ulike medlemskap for ulike deler av tilbudet.

Du beholder full kontroll manuelt: avslutte et medlemskap, fjerne en bruker eller legge noen på blokkeringsliste.

Kampanjepriser og introtilbud

Du setter rabatten selv, og den gis automatisk når medlemmet booker. Den kan være prosentvis eller i kroner: 10 % avslag, 50 % på utvalgte tider, eller et fast beløp per booking.

Introtilbud brukes for å få folk inn: redusert pris den første perioden, med overgang til ordinær pris etterpå. Medlemmet trenger ikke foreta seg noe, og du trenger ikke huske å endre noe.

Rabatten kan variere mellom medlemskapstyper, slik at et fullt medlemskap gir bedre pris enn et begrenset. Prisen medlemmet ser er alltid ferdig kalkulert.

Kunden styrer abonnementet selv

Medlemmet registrerer seg selv, betaler selv og administrerer abonnementet sitt uten å gå via deg. Oppsigelse skjer samme sted.

Adgangen følger med automatisk. Så snart betalingen er gjennomført, får medlemmet dørkode eller åpnelink til de objektene medlemskapet gir rett til, uten at du sender noe manuelt.

Du har fortsatt siste ord. Manuelle endringer, avslutning av medlemskap og blokkeringsliste ligger hos deg.

I praksis går innmelding, betaling, adgang og utmelding uten at noen må svare på en e-post.

Online betaling

Kunden betaler med Vipps, Visa eller Mastercard idet bookingen gjøres. Du slipper å sende faktura, purre og avstemme betalinger manuelt.

Betalingene håndteres av Dintero og Nets. Begge har sine egne transaksjonspriser, som avhenger av avtale og betalingsmåte. Vi hjelper deg med å velge løsning og setter den opp for deg.

Utbetaling til din konto skjer gjennom Dintero eller Nets. Du følger utbetalingene fortløpende og bestemmer selv hvor ofte de skal skje.

Kunder som lagrer betalingsinformasjonen sin kan booke og betale på under 15 sekunder neste gang.

Betalingslink

Opprett en booking i kalenderen med dra-og-slipp, velg kunden – eller opprett en ny – og angi beløpet som skal betales.

Kunden får en betalingslenke på e-post. Når betalingen er gjennomført, settes status til betalt, og er en smartlås koblet til, genereres dørkoden automatisk.

Det er måten å håndtere en henvendelse som kom på telefon, uten å sende faktura for den.

Offline betaling

Offline betaling betyr at oppgjøret gjøres utenfor Gibbs, mens bookingen fortsatt administreres i systemet. Du markerer den som betalt når pengene er mottatt.

Gibbs har ikke et eget fakturasystem, men vi kan sette opp integrasjon mot Tripletex, slik at fakturagrunnlaget går rett inn i regnskapet.

Uten integrasjon fakturerer du fra ditt eget regnskapssystem. Alle bookinger kan lastes ned som CSV eller PDF og brukes som grunnlag.

Fleksible prismodeller

Prisen kan settes per time, per dag, per døgn eller per tidsluke, og varieres på helg, sesong og målgruppe. Rabattkoder og tilleggstjenester regnes inn i samme kalkyle.

Kunden ser ferdig utregnet pris i bookingen, og du ser hele grunnlaget i bookingen etterpå.

Prisoppsett kan lagres som mal og gjenbrukes på andre utleieobjekter, så du slipper å sette opp det samme mange ganger.

Rabattkoder

Gi prosentvis rabatt på leieprisen, eller et fast beløp i avslag på totalen. Du bestemmer hvor lenge koden er gyldig og hvor mange ganger den kan brukes.

Koden kan sendes til utvalgte kunder på e-post – for eksempel som et tilbud til dem som har vært der før.

Gavekort

Digitale gavekort lar kundene kjøpe et beløp som senere brukes til booking. Kjøperen betaler på nettet, og gavekortet leveres digitalt.

Gavekortet løses inn i bookingen og trekkes fra totalen, på samme måte som en rabattkode.

For deg er det inntekt inn før tjenesten er levert, uten ekstra administrasjon. Gavekort selges gjerne rundt jul, bursdager og som firmagave, og løses inn gjennom hele året.

Saldo og inntjening

Saldo viser økonomien i utleien fortløpende: inntjening, antall bookinger og avgifter.

Du ser hva hvert utleieobjekt faktisk har gitt, uten å hente rapporter fra andre systemer – og oppdager raskt om prisene bør justeres.

Automatisk dørkode

Med automatisk dørkode kobler du utleieobjektet til en digital lås. Når bookingen er betalt eller godkjent, får kunden en kode på SMS og e-post som kun er gyldig i den bookede perioden.

Vi anbefaler smartlås ut fra hva du faktisk leier ut – behovet er forskjellig for en badstue, en idrettshall og et minilager. Ta kontakt, så finner vi riktig lås og setter den opp sammen med deg.

Åpnelink på SMS og e-post

Kunden trenger ingen app. Når bookingen er betalt eller godkjent, sendes en åpnelink på SMS og e-post. Ett trykk i nettleseren åpner døren.

Linken er knyttet til bookingen og virker kun i den bookede perioden. I samme melding sendes også en dørkode, for de som heller vil taste.

Dette er ofte forskjellen mellom en utleie som går av seg selv, og en som krever at noen møter opp med nøkkel.

Flere dører per bestilling

Et utleieobjekt består ofte av mer enn én dør. Hovedinngang, garderobe, bod og selve rommet kan knyttes til samme booking, slik at kunden får adgang til alt med én dørkode eller én åpnelink.

Du slipper å sende flere meldinger, og kunden slipper å holde styr på flere koder. Hver dør kan ha sin egen lås, men styres fra samme booking.

Integrasjoner og varmestyring

Koble utleieobjektet til smartlås, så sendes dørkode eller åpnelink på SMS for den bookede perioden.

Vi har integrasjon mot Tripletex, slik at fakturagrunnlaget går rett inn i regnskapet. Vil du heller fakturere fra ditt eget system, laster du ned grunnlaget som CSV eller PDF.

Varme og lys kan slås på rett før leieperioden og av etterpå. Det sparer strøm på anlegg som ellers står og går.

Fungerer med eldre anlegg

Ikke alle bygg har moderne smartlås, og det er sjelden aktuelt å bytte ut et adgangsanlegg som fungerer. Gibbs kan kobles til eksisterende anlegg, slik at bookingen styrer adgangen på samme måte som med en ny lås.

Hva som er mulig avhenger av hvilket anlegg som står der i dag. Send oss modell eller produsentnavn, så sier vi fra om det lar seg koble opp før du bestiller.

Selvbetjent endring og kansellering

Du bestemmer reglene: hvor lenge før leietiden en booking kan endres eller kanselleres. Innenfor de reglene ordner kunden det selv, uten å kontakte deg.

Kalenderen oppdateres automatisk når en tid frigis, slik at den blir tilgjengelig for andre med én gang.

Effekten er færre telefoner og e-poster på kvelder og i helger, og færre tomme tider som ingen rakk å overta.

BankID-verifisering

Du kan kreve at kunden er verifisert med BankID for å booke bestemte utleieobjekter, eller for å søke om sesongleie. Verifisering med Vipps kan brukes som alternativ.

Resultatet er færre useriøse forespørsler, og trygg dokumentasjon på hvem som faktisk har leid.

Varsler på SMS og e-post

Bekreftelse, påminnelse og adgangsinformasjon sendes automatisk på e-post og SMS, både til deg og til kunden. Det skjer ved ny booking, ved endring, ved kansellering og når kvitteringen genereres.

SMS brukes der det haster: en endret tid, eller en dørkode kunden trenger med én gang.

Du kan lage dine egne maler i tillegg, med egen tekst, valgt utløser og forsinkelse i minutter.

Administrasjonskalender

Kalenderen er der du styrer driften: legg inn og slett bookinger, blokker tider, endre tilgjengelighet og se hva som allerede er gjennomført.

Du flytter en booking med musen, endrer kundeinformasjon, håndterer repeterende bookinger og godkjenner eller avslår forespørsler – i samme bilde.

Den er bygget for å planlegge fremover, slik at utleieobjektene alltid er klare til bruk.

Dra-og-slipp og hurtigsøk

Bytt mellom dag, uke, måned, år og agenda, eller bruk tidslinje for dag, uke og måned. Du kan lagre egne visninger per anlegg.

Søk etter kunde eller notat, flytt en booking med musen, og jobb fra hvilken som helst skjerm.

Utleieobjekter

Å opprette et utleieobjekt tar noen minutter. Du blir veiledet gjennom hvert steg, med forklaring underveis, slik at oppsettet blir riktig uten teknisk kunnskap.

Det er ingen grense for hvor mange utleieobjekter du kan legge ut, men antallet kan påvirke prisen.

Et objekt kan stå som utkast, publiseres offentlig eller deaktiveres. Statusen kan endres når som helst.

Brukerroller og tilganger

Du styrer hvem som ser og gjør hva, gjennom brukergrupper. En administrator kan for eksempel opprette en avdeling for idrettsutleie med 30 utleieobjekter og gi en saksbehandler ansvar for dem.

Når noen er borte, flyttes ansvaret ved å endre en tilgang – ikke ved å dele passord.

Vaktmester, styreleder og daglig leder ser hver sin del av systemet, og ingen trenger mer tilgang enn de faktisk bruker.

Bookingoversikt med CSV-eksport

Alle bookinger samlet i én tabell, uansett status: venter på betaling, faktura, betalt, avslått eller utløpt. Du kan søke og filtrere på kunde eller booking, og selv velge hvilke kolonner som vises.

Hele oversikten lastes ned som CSV eller PDF. Du kan endre status direkte fra listen, og åpne en enkelt booking for alle detaljene med tilhørende aktivitetslogg.

Skal tidspunktet flyttes, gjør du det i administrasjonskalenderen – der ser du med én gang om det kolliderer med en annen booking.

Kundeliste

Alle som har booket eller sendt en forespørsel, samlet med navn, adresse, telefon, e-post og organisasjonsnummer.

Det er grunnlaget for gjensalg: du vet hvem som har vært der, og kan ta kontakt når du har ledig kapasitet.

Nøkkelinformasjon til kunden

Legg inn det kunden må vite: hvor de skal møte, regler og restriksjoner, og hvem de kontakter hvis noe skjer.

Informasjonen vises der kunden faktisk ser den – i bookingen – ikke i en e-post som er scrollet forbi. Det gir færre telefoner og flere fullførte bookinger.

Tilgjengelighetskalender på skjerm

Vis tilgjengeligheten for valgte utleieobjekter på en TV eller et nettbrett i lokalet, med uke- eller dagsvisning og egne filtre.

Visningen tilpasser seg skjermen automatisk, eller settes til fast bredde og høyde. Den oppdateres hvert tiende minutt.

Booking på din egen hjemmeside

Du får en tilpasset lenke der du selv bestemmer hvilke utleieobjekter som vises.

Kundereisen starter da på ditt eget nettsted, med alltid oppdatert tilgjengelighet – i stedet for at kunden sendes til et system de ikke kjenner igjen.

Egne merkevarefarger

Du oppgir fargekodene dere bruker, så tilpasses løsningen til profilen deres. Kalenderen og bookingflyten ser da ut som en del av nettsiden – ikke som et innleid system kunden plutselig havner i.

Det samme gjelder gavekortsiden. Selger dere gavekort eller tilbudskort, settes også den opp i deres farger, slik at hele kjøpet henger sammen visuelt.

Dette er en av de raskeste tingene å få på plass. Send oss fargekodene deres, så gjør vi jobben.

Målgrupperabatt

Du definerer egne målgrupper med egne priser – for eksempel lag og foreninger, privatpersoner og bedrifter – og legger på rabatt der du vil. Oppsettet kan lagres som mal og gjenbrukes på andre utleieobjekter.

Kunden velger målgruppe i bookingen, og prisen regnes ut automatisk. Det er utleier som avgjør om kunden faktisk tilhører målgruppen.

Det er slik en kommune differensierer mellom egne lag og kommersielle leietakere, uten å drive to prislister ved siden av hverandre.

Internbooking

Ikke alle utleieobjekter skal være åpne for alle. Du kan begrense booking til en bestemt brukergruppe, til ansatte med et bestemt e-postdomene, eller til inviterte kunder.

Objektet vises da ikke offentlig, og bare de med tilgang kan booke. Du kan også styre synligheten per brukerrolle, slik at møterom som bare er aktuelle for kommunens egne ansatte kun vises for den gruppen.

Det brukes typisk til møterom for egne ansatte, anlegg forbeholdt medlemmer, og lokaler som leies ut på avtale. Du kan når som helst åpne objektet igjen, uten å sette det opp på nytt.

Aktivitetslogg

Loggen viser hva som er gjort på en booking eller et utleieobjekt: når den ble opprettet, endret eller kansellert, hvem som gjorde det, og hva som ble endret.

Det gir etterprøvbarhet når noe må dokumenteres i ettertid – særlig nyttig for kommuner og styrer som må kunne vise hva som faktisk skjedde.