Algoritmene tildeler treningstider med 100% nøyaktighet!

De siste 6 månedene har vi jobbet med utvikling av Gibbs sesongbooking i et pilotprosjekt sammen med Halden idrettsråd, Lørenskog, Sarpsborg og Enebakk kommune. Målet med prosjektet var å automatisere tildeling av treningstider til idrettslag/foreninger, samt forenkle brukerreisen.

Vi er stolte av å endelig kunne si at vi har klart det. Og best av alt, så har en av våre pilotkommuner allerede i år tatt i bruk løsningen!

Dette gikk unna på et blunk! Algoritmen gjorde jobben og ga et meget godt forslag til treningstider. Løsningens ukeoversikt hvor man har alle utleieobjektene samlet på en side og kan scrolle seg nedover å se tidene er veldig deilig. Det er også veldig enkelt å gjøre justeringer og tilpassinger i etterkant. Synes kalenderen er veldig lett å bruke, og gir meget god oversikt over tildelte tider. En helt annen verden enn hva jeg er vant til fra tidligere!Idrettskoordinator, Enebakk kommune – Eivind Ekeli

For å sette ting i perspektiv, så har vi sammelignet den vanlige prosessen med Excel og med Gibbs sesongbooking. På den måten kunne vi finne ut hvilke gevinster kommuner/idrettsråd kan oppnå.

Excel vs Gibbs sesongbooking

Utfordringen våre pilotkommuner hadde, i likhet med mange andre kommuner, er at søknader fra idrettslag/foreninger mottas i skjema. Deretter brukes det excel for å skape oversikt for å få kabalen til å gå opp. Det neste er å tildele tider rettferdig, noe som er ekstremt tidkrevende når kapasiteten er begrenset. Noe som det ofte er.

Disse stegene inngår i prosessen:

Enebakk 2019-2020 excel

Enebakk brukte i fjor excel til å tildele treningstider. Første steget for dem var å motta ønskede treningstider fra idrettslagene/foreningene i et skjema. Deretter skulle den ansvarlige for tildelingen plotte inn følgende data:

1. Søkers generelle info
2. Antall medlemmer, aldersgrupper og type idrett
3. Ønskede Idrettshaller i prioritert rekkefølge
4. Ønskede treningstider

Etter å ha plottet dataene i excel, så var det neste steget å avgjøre hvor mange timer som tildeles til hver idrettslag/forening basert på antall medlemmer, aldersgruppe og type idrett. Etter at tildelingen ble utført, ble den sendt til idrettsrådet for innspill og godkjenning før den ble offentlig publisert.

Hele denne prosessen tok ca 37 timer ifjor. Og strekte seg fra mars til juni.

Enebakk 2021-2022 Gibbs sesongbooking

I år benyttet Enebakk Gibbs sesongbooking. Det første steget var å definere prioriteringene for søkerne slik at løsningen tar hensyn til dette (medlemmer, aldersgruppe, type idrett). Deretter legge til idrettsanleggene og deres åpningstider. Til slutt ble treningstidene fra søkerne automatisk plottet inn i løsningen. Med et klikk så ble treningstidene tildelt på 0.8 sek. Tilgangen til kalenderen ble sendt til idrettsrådet slik at de kunne se tildelingen og deretter komme med innspill før godkjennelse.

Hele prosessen ved bruk av Gibbs Sesongbooking krevde ca 2 timer av idrettskonsulenten.

Ps når vi har testet med flere kommuner og har mer data, så vil vi kunne gi mer nøyaktige tall. 

Gevinstpotensialet

Som vi erfarte gjennom pilotprosjektet, så er det tydelig besparelse ved å benytte Gibbs sesongbooking. Både besparelse i tidsbruk av kommunene og idrettslagene/foreningene. I tillegg er løsningen rigget for sporadisk/engangsbooking for alle innbyggerne slik at de kan benytte idrettsanleggene når det er ledig.

Vi ser allerede at det en enklere og bedre brukerreise når det gjelder å leie idrettsanlegg fra Enebakk kommune!

Igjen vi ønsker å takke våre pilotkommuner som var med i prosjektet! De har vært «hands on» og gitt ekstremt viktige tilbakemeldinger. Sammen har vi skapt en innovativ løsning som både effektiviserer tildelingen og gir bedre brukeropplevelse for innbyggerne.

Dette har vært en spennende reise for oss! og vi gleder oss til tiden fremover.

Vil dere vite mer om prosessen, send oss e-post på [email protected]