Siste måneden har vi jobbet med et meget spennende prosjekt som vi kaller selvbetjent booking. Dette sammen med Maridalsveien borettslag der OBOS er forretningsfører. Dette er et borettslag som har en stor satsing på å skape et trivelig bomiljø.

Et av fokus områdene til borettslaget er utleietilbudet til beboerne. Der over 350 leiligheter har tilgang til å leie velferdslokale, og gjestehybel til når de måtte ha behov. For eksempel om det skulle være en sammenkomst eller bare at beboerne får overnattingsgjester og ønsker mer plass. Med så mange beboere og kun en vaktmester til å håndtere utleie, så har det vært en økt press på vaktmester. Styret var derfor på utkikk etter et selvbetjent utleie løsning som automatiserer hele prosessen. Slik at utleie er selvgående og brukervennlig. Dermed har styret tatt kontakt med oss for å lage en løsning.  Vi skal se litt nærmere på hvilke utfordringer som oppsto ved å administrere utleie og hva målet til styret var.  

Hva er utfordringene og hvilke rutineoppgaver kan automatiseres slik at vi får en selvbetjent booking?

Utfordringer

• Vaktmester bruker mye tid på å ta imot reservasjon og kanselleringer
• Holde oversikt over tilgjengelighet, hvem leier når og hvor.
• Utlevering av nøkkel til kunden og fakturering.

Mål

• Kunder skal kunne finne ledig tid, booke og betale online.
• Løsningen skal være koblet til elektronisk dørlås og regnskapssystem.
• Løsningen skal være 100% selvgående.

Det er her vi i Gibbs AS kommer inn. Med alle prosjekter vi vært med på, så har vi en sterk forståelse av hva som gjør brukeropplevelse for booking bedre og hvordan eliminere manuelle oppgaver.

Hvordan har vi satt opp løsningen for selvbetjent booking?

  Det er tre deler som vi har sett på for at utleie skal være 100% selvgående, slik at det er selvbetjent booking:

1. Book

2. Betal

3. Åpne

1. Bookingsystem Som hvilken som helst webapplikasjon, så bør brukeropplevelsen være i sentrum. Vi har gjort det så enkelt som mulig for brukere å se oversikt over ledige dager i formatet kalendervisning som de fleste er kjent med. Her velger man fra og til dato og deretter kalkuleres prisen. Brukeren fyller ut kontaktinfo og samtidig er et tydelig kostnadssammendrag over det som bookes på samme side. 2. Betaling Når brukeren har godkjent vilkårene for leie, så videresendes de direkte til betalingsvinduet. Her kan de velge å betale med Vipps, Visa/MasterCard eller faktura. Når en bruker har fullført en bestilling, sendes det umiddelbart en e-post med ordrebekreftelse som inneholder alle nøkkeldetaljene for bookingen til kunden. 3. Åpne døren med sms En time før leietidspunktet, mottar brukeren sms med kode for å åpne døren. Denne koden er kun gyldig i leieperioden, slik at man unngår misbruk. I tillegg krever ikke låsene fra Igloohome verken internett eller kobling til strøm. Dette gjør det enkelt for selvbetjent booking.

1. Montering av låsen 

2. Integrasjon til bookingsystemt

3. Testing av låsen

Låser levert av Igloohome

Låsene er levert av det innovative selskapet Igloohome. Låsene som er benyttet er Mortise 2+. Les mer om leverandøren og låsene på https://www.igloohome.co/products/mortise-2-plus Eller se noe av de andre integrasjonene vi har : https://gibbs-produkter.no/integrasjoner/ Det unike med Igloohome sine låser er at de ikke krever verken internett tilgang eller strøm.

Tips

Så.. Hva gjør et utleieobjekt hel automatisert slik at det er selvgående og friksjonsfritt? Vel, kort sagt så må dette på plass for selvbetjent booking: Intuitiv bookingsystem, automatisk godkjenning av bookinger, integrasjon til dørlåsene og et sms verktøy.