En digital timeplan-planlegger helautomatiserer ressursfordelingen i skolen

Det er viktig å tildele riktig klasseromstype og størrelse med nødvendig utstyr til hvert fag og lærer, og gjøre dette på en effektiv og rettferdig måte. Tradisjonelt fordeles disse ressursene idag manuelt, noe som er er svært tidkrevende og utfordrende å optimalisere. Gibbs AS har sammen med Høgskolen i Østfold (SimFredrikstad) igangsatt et prosjekt for å lage en digital timeplan-planlegger der vi utvikler en algoritme som fordeler klasserom og undervisningsressurser automatisk opp mot lærernes ønsker og behov. Med utgangspunkt i Gibbs prisnominerte helautomatiske sesongbookingsystem av idrettshaller, får SimFredrikstad nå utviklet en timeplan-planlegger som lager ett utkast til timeplan på sekunder. En algoritme drevet-matchmakier mellom lærere, klasserom og utstyr sørger for at lærernes ønsker blir ivaretatt på en objektiv god måte og klasserom og undervisningsressurser får jevn, høy utnyttelse.

Samle inn data og fordelingsparametre

I første steget, så må vi samle inn data og parametre som kan brukes til å avgjøre hvilke lærere/søkere som skal prioriteres. Dette kan være opptil 10 forskjellige faktorer, blant annet kan en faktor være type undervisning, en annen antall studenter/ elever i emnet.

Lærere fyller ut ett digitalt skjema med ønsker for sin undervisning

Her åpner vi opp for at lærere kan søke om ønsket tid for undervisning, klasserom og utstyr via et digitalt søknadsskjema. Her spesifiserer de en del ønsker, f.eks når de vil undervise, hvilke klasserom de ønsker og hva slags utstyr de trenger m.m.

Fordelingsansvarlig får total kontroll

Dataene fra søknadsskjemaet vil visualiseres i en oversiktlig kalender. Her vil ansvarlig for fordelingen slippe å bruke word eller excel. Alt kommer direkte inn i kalenderen og gjøres klart for å kjøre algoritmen. På 0,8 sek så vil det bli generert et forslag til fordeling. Arbeid som tidligere tok flere uker kan vi nå redusere til noen timer.

Fordeler med Gibbs timeplan-planlegger?

En automatisert tildelingsprosess vil gi mange fordeler for både lærere og de ansvarlige for fordelingen av ressurser. Her er noen av fordelene:

• Effektiv tidshåndtering: En automatisert tildelingsprosess vil spare tid og krefter som ellers ville blitt brukt på manuelle oppgaver knyttet til klasserom og utstyrsfordeling.
• Redusert ansvar: Ved å bruke en algoritme vil ansvaret for tildeling av klasserom og utstyr bli distribuert på en mer objektiv måte, og dette kan føre til mindre konflikter og stress blant de ansvarlige for fordelingen.
• Bedre datadrevet beslutningstaking: Med en automatisert tildelingsprosess kan man ha tilgang til data om bruk av klasserom og utstyr, som kan hjelpe med å ta beslutninger om hvordan man skal fordele ressursene på en mer effektiv måte.
• Økt nøyaktighet: En algoritme vil følge en fastsatt prosess og vil dermed gjøre færre feil enn en manuell tildeling av klasserom og utstyr.
• Bedre kommunikasjon med lærerne: Ved å bruke en automatisert tildelingsprosess kan man kommunisere mer effektivt med lærerne og gi dem en klar forståelse av hvordan tildelingsprosessen fungerer og hvilke faktorer som tas i betraktning.

Hvilke utfordringer er det med automatisert ressursfordeling?

Selv om en automatisert tildelingsprosess kan gi mange fordeler, kan det også være noen utfordringer å vurdere. Dette er noen av de vi har vurdert:

• Kvaliteten på data: Automatiserte tildelingsprosesser vil være avhengig av kvaliteten på dataene som brukes i algoritmen. Dårlige data kan føre til feil i tildelingen
• For å utvikle en god algoritme for tildeling av klasserom og utstyr, vil man måtte vurdere og definere flere parametere som skal tas med i betraktning. Dette kan kreve noe utredning og tilpasning av systemet.

Samlet sett kan en automatisert tildelingsprosess gi den ansvarlige for fordelingen en mer effektiv og nøyaktig måte å fordele ressursene på, noe som kan bidra til å forbedre arbeidsflyten og samarbeidet mellom de ansvarlige for fordelingen og lærerne. Best av alt, så vil lærere få de riktige klasserommene og utstyrene de trenger for å gjøre jobben sin på en best mulig måte.

Vi ser frem til at løsning er ferdigutviklet i.l.a april 2023. Følg med på reisen og ta kontakt om du vil vite mer om prosjektet!