Dobbeltbookinger oppstår når flere skal bruke samme ressurs, og noen har booket på feil sted, til feil tid eller i feil kalender. Resultatet er rot, misfornøyde kunder og en drift som bruker mer tid på å rydde opp enn på å faktisk drive. Vil du unngå dobbeltbooking, må du fjerne årsakene før noen rekker å legge inn bookingen.
Problemet gjelder langt mer enn møterom. Selskapslokaler, badstuer, minilager, idrettshaller, utstyr, maskiner og delte arealer er like utsatt. Så snart flere mennesker kan reservere samme ting, har du risiko for overlapp.
Hvorfor dobbeltbookinger oppstår
Årsakene er som regel ganske jordnære. Mange håndterer bookinger i flere systemer samtidig, noen fører oversikten i Excel, andre bruker en delt kalender, og ingen er helt sikre på hvilken versjon som stemmer. Kanskje har en ressurs flere soner, og alle tror de eier den samme tiden. Eller så blander folk intern bruk og kundebookinger, uten noen tydelig kontroll før de bekrefter en booking.
Slik hjelper Gibbs deg å unngå dobbeltbooking
Vi har laget Gibbs for å gi deg kontroll over kapasiteten før en booking havner i kalenderen. Med en bookingkalender som viser hva som faktisk er ledig, blir det mye enklere å styre unna overlapp. Det er umulig å dobbeltbooke i Gibbs sin kalender, dersom du har satt den opp riktig. Deler du opp utleieobjektet kan du i tillegg styre tilgjengeligheten mer presist med inndelinger.
Hvem har mest nytte av bedre bookingkontroll
Denne typen kontroll gir størst gevinst der mange brukere deler på begrensede ressurser. Møteplasser og kontorlokaler, borettslag med fellesrom, kommunale bygg og idrettsanlegg, badstuer og selvbetjente fasiliteter, samt utleie av verktøy, maskiner og minilager er typiske eksempler.
Jo flere brukere og jo flere ressurser du har, jo dyrere blir hver feil. En dobbeltbooking er ikke bare et lite feilklikk. Det er tid, penger og tillit som går ut av vinduet, og tillit er det vanskeligste å booke tilbake.
Unngå dobbeltbooking med én tydelig sannhet
Skal du unngå dobbeltbooking over tid, trenger du én tydelig sannhet om hva som er ledig. Ikke tre kalendere, to regneark og en sjef som tror han har kontroll fordi han sendte en e-post i går.
Med riktig bookingsystem får du bedre oversikt, færre feil og en mye roligere drift. Vil du se hvordan det fungerer for din virksomhet, viser vi deg gjerne.