Kommuner har sjeldent bare ett rom som skal brukes av én gruppe. Det er kulturhus, møterom, idrettsanlegg, grendehus, utstyr, badstuer og andre ressurser som skal fordeles mellom foreninger, innbyggere og interne brukere. Resultatet blir ofte en miks av e-post, telefoner, Excel-ark og folk som er helt sikre på at de skrev seg inn i riktig liste. Det er en optimistisk strategi. Med Gibbs sitt tilpasset bookingsystemet for kommuner sparer du kommunen for ressurser, tid og hodebry.
Samle alt i én bookingkalender
Med Gibbs kan kommunen samle bookinger for flere typer ressurser i én bookingkalender. Det gjør det enklere å vise hva som er ledig, hvem som har booket og når ressursen er tilgjengelig. I stedet for å håndtere alt manuelt, får dere ett sted å styre både lokaler og andre utleieobjekter.
Det er nyttig når ulike grupper skal bruke de samme fasilitetene på forskjellige tider. Et møterom kan brukes av administrasjonen på dagtid, og lag og foreninger på kveldstid. Et lokale kan bookes for aktivitet én dag og arrangement en annen. Når kalenderen er tydelig, blir det mindre dobbeltbooking og færre misforståelser.
Gjør selvbetjening enklere for innbyggerne
Kommunale tjenester blir bedre når de er enkle å bruke. Gibbs er laget for selvbetjent utleie og booking uten app, så brukerne kan bestille direkte i nettleseren, via nettsiden deres, lenke i sosiale medier eller QR-kode på utleieobjektet. Det senker terskelen for å booke og gjør løsningen mer tilgjengelig for folk flest, også de som ikke ønsker å laste ned enda en app bare for å leie et rom en tirsdag kveld.
Du kan også bruke regler for tilgjengelighet, betaling og tilgang, slik at kommunen selv bestemmer hvem som kan booke hva, når og under hvilke vilkår. For noen lokaler er BankID nyttig. For andre holder det med en enklere flyt. Poenget er at systemet skal tilpasses bruken, ikke omvendt.
Mindre manuelt arbeid, bedre oversikt
For kommunen handler dette ikke bare om brukervennlighet. Det handler også om drift. Når bookinger, betaling og tilgang håndteres automatisk, slipper ansatte å bruke tid på oppfølging, nøkkelutlevering og manuelle avklaringer. Det gir bedre kontroll og færre småoppgaver som spiser av arbeidsdagen.
Samtidig får både kommunen og brukerne en mer forutsigbar opplevelse. Informasjon kan sendes automatisk på e-post eller SMS, og tilgang kan styres etter bookingtid. Da blir det lettere å drifte lokaler og tjenester som faktisk er åpne for folk, uten at alle må ringe først for å sjekke om døra kanskje er låst.
Det er også en stor fordel for kommuner som vil samarbeide med lag, foreninger og andre eksterne brukere. Når reglene er tydelige og systemet håndterer det praktiske, blir det enklere å dele ressursene uten å miste kontroll. På Gibbs kan du gi brukertilganger til andre og bestemme hvor stor tilgang de skal ha.
Overgangen til Gibbs er rask og enkel
Hvis kommunen vil ha mer orden, mindre administrasjon og bedre utnyttelse av ressursene, er et bookingsystem fra Gibbs et naturlig sted å starte. Sitter du igjen med hundre spørsmål? Book en uforpliktende og hyggelig demo.