Mange borettslag og sameier sitter på fellesarealer som brukes altfor lite. Selskapslokaler, vaskerier, gjesterom, treningsrom og utearealer som i prinsippet er tilgjengelige for beboerne, men der koordineringen er så krevende at folk ikke gidder å bruke dem.
Et bookingsystem løser det. Her er hvordan det fungerer i praksis, og hvilke valg du må ta underveis.
To måter å leie ut på
Før du setter opp et bookingsystem er det ett viktig valg å ta: skal du leie ut hele arealet som én enhet, eller dele det inn i flere separate rom?
Alternativ 1: Hele lokalet som ett objekt
Det enkleste oppsettet. Beboerne booker hele selskapslokalet for et tidsrom, betaler og slipper inn via én dør med kodepanel eller smartlås. Passer godt for borettslag med ett felles festlokale der det ikke gir mening å dele opp.
Dette er raskt å sette opp og enkelt å administrere. Du trenger ett kodepanel eller en smartlås på én dør, og systemet håndterer resten automatisk.
Alternativ 2: Separate rom med egne dører
Har du et bygg med flere rom som kan leies ut uavhengig av hverandre, kan hvert rom settes opp som et eget utleieobjekt i Gibbs. Treningsrom, møterom, festsal og fler kan alle ha sin egen bookingkalender, sine egne priser og sitt eget kodepanel på døren.
Beboerne booker det rommet de trenger, betaler og får en unik kode som kun gjelder for akkurat det rommet i det bookede tidsrommet. To beboere kan bruke bygget samtidig uten at de forstyrrer hverandre, og ingen kommer inn der de ikke skal.
Slik fungerer bookingflyten
Uansett hvilket oppsett du velger skjer selve bookingprosessen på samme måte. Beboeren booker ønsket tid via en bookinglenke, betaler med Vipps, Visa eller Mastercard, og mottar en unik kode på SMS og e-post. Koden er aktiv kun i det bookede tidsrommet og slutter å virke av seg selv.
Du trenger ikke gjøre noe manuelt. Ingen nøkler å dele ut, ingen koder å bytte, ingen manuell bekreftelse fra styret.
Betaling og vilkår
Borettslag kan velge om beboerne skal betale per booking, eller om tilgangen til fellesarealene inngår i en fast månedlig avgift via abonnementssystemet. Du kan også legge inn depositum eller vaskeavgift som en del av bestillingsflyten.
Vilkårene dine godkjennes av beboeren ved booking og er dokumentert automatisk i systemet. Kundene får ikke gå videre til betaling uten å gi samtykke. Det gir styret trygghet og sparer tid hvis det oppstår spørsmål i etterkant. Du kan også velge om kundene skal kunne booke fritt, eller om du ønsker å godta alle bestillinger før kunden betaler.
Hva med nøkler til ansatte og vaktmester?
Gibbs støtter egne masterkoder for ansatte, vaktmestere og styremedlemmer. Disse er separate fra kundene sine bookingkoder og gir tilgang uavhengig av bookingstatus. Alle adgangshendelser logges, slik at du alltid har oversikt over hvem som har vært inne, hvor og når.
Kom i gang
Gibbs setter opp hele løsningen for deg, inkludert anbefaling av riktig kodepanel eller smartlås for ditt bygg og gratis rådgivning underveis. Du bestemmer selv om dere vil leie ut ett lokale eller flere rom separat.